Como Crear Un Archivo Digital Simple?
El plan paso a paso de la configuración de un archivo digital
- Establecer el objetivo y el proceso de trabajo.
- Selección de documentos para el archivo digital.
- Determinación de la estructura del archivo digital.
- La elección del paquete correcto.
- Digitalización y validación de documentos.
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Contents
¿Cómo se crea un archivo digital?
¿Cómo se crea un archivo digital? – Para crear un archivo digital es necesario hacer uso de diversas herramientas digitales también conocidas como programas o aplicaciones. Dependiendo del tipo de información que se vaya a almacenar, se podrá digitalizar con una u otra herramienta, pero todas son de manejo intuitivo y por lo tanto no es necesaria una preparación especializada para usarlas.
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¿Cómo implantar un archivo digital?
¿Cuándo empezar a archivar de manera digital? – La respuesta es muy sencilla: Cuanto antes. Piensa que cuanto más tarde se realice la adaptación, más documentación se acumulará para proceder a digitalizarla. Un buen comienzo es comenzar desde el día que se decide empezar a guardar los archivos de forma digital.
Para poder implantar un archivo digital, hay que involucrar a la organización, al menos a los elementos que integran los departamentos afectados. Para ello habrá que vencer resistencias, que como en todo cambio, existirán. Incluso saldrán miedos a la luz. Por este motivo, hay que hacer un verdadero ejercicio docente a la hora de e xplicar los motivos y las ventajas, que no solo son para la empresa, si no que también redundan en los trabajadores implicados.
Estos trabajadores involucrados, además deberán recibir la correspondiente formación y los medios necesarios.
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¿Cuáles son las ventajas de crear un archivo digital?
En las Bibliotecas y los Centro de Documentación una de las herramientas más utilizadas tradicionalmente ha sido los ” Archivos Verticales,” Refiriéndose a un mueble o anaquel en donde se depositan artículos o cortes de información en formato impreso de la fuente original.
Se colocan dentro de archivos, sobres o carpetas generalmente en orden alfabético de acuerdo a unas guías preestablecidas por el Bibliotecario o experto en la información para el uso de sus clientes o usuarios. Con la introducción de las Tecnologías de la Información (TIC) compuestas por herramientas electrónicas (scanners, computador, y programas de digitalización) es posible para cualquier persona o biblioteca crear su propio ” Archivo Digital “.
La diferencia entre un archivo vertical y uno digital consiste en la ubicación, en donde el digital estará en una computadora local, en un servidor, CD-ROM o DVD-ROM y puede ser accedido mediante medios electrónicos como el computador. El crear un Archivo Digital trae consigo muchas ventajas como; el ahorro de papel y materiales de oficina, permite una portabilidad del archivo, una distribución instantánea, la conservación intacta de los documentos y este permite un proceso de búsqueda de mayor efectividad y rapidez que de la forma tradicional.
A continuacion se muestra los pasos para establecer un Archivo Digital de forma local sencillo para una Biblioteca o para uso personal, sin costo alguno.1er paso Designar el espacio digital en el Disco Duro o Disco portátil. Recuerde asegurarse que contenga el espacio suficiente, ya que constantemente le añadirá artículos o archivos.
Puede crear un Archivo con el Nombre reconocible para usted. Además puede seguir constantemente creando sub-archivos de acuerdo a la temática de los documentos.2do paso Descargue e instalar alguno de los siguientes Programados Lector PDF (Portable Document Format) – Gratuitos.
Ej. Adobe Acrobat Reader (Oprima aquí), Fox it Reader (Oprima aquí), eXPert PDF R eader (Oprima aquí), entre otros.Estos programas te permitirán leer documentos digitales en formato PDF
Convertidor de Documentos a PDF – Gratuitos.
Ej. PDF Creator (Oprima aquí) o Primo PDF (Oprima aquí), entre otros. Estos programas te permiten convertir cualquier tipo de documento en tu computador o en el web a formato PDF. El formato PDF te permite mantener la integridad del documento, colocarle seguridad y es un sistema universal de documentos gratuito. En el caso de que se cuente con un “scanner” los documentos pueden ser digitalizados directamente a este formato.
Descargar e instalar de un Programa de Búsqueda en tu Computador.
Ej. Google Desktop (Oprima aquí), Copernic (Oprima aquí), Windows Desktop Search (Oprima aquí), Yahoo! Desktop Search (Oprima aquí), entre otros. Estos programas te permiten buscar dentro de tu computador por el título del artículo, los meta-tags que puedes insertarles en las propiedades y en el texto del documento. Los resultados se muestran en la pantalla de tu computadora de forma similar a la página de un buscador. Existen otra serie de programas que te permiten crear tus propios motores de búsquedas a traves de servidores, intranet o portales web. Este tipo de programas envuelven un costo por las licencias y alguno de esos programas son; Search Maker Pro (Oprima Aqui), Search Engine Builder (Oprima Aqui), y S earch Engine Composer (Oprima Aqui), entre otros.
3er paso Crear una política que reglamente el tipo de documentos a guardar, el formato, el acceso, los derechos de autor, el descarte, la organización y demás asuntos administrativos pertinentes. Procedimiento (Después de Instalados los programas) Una vez tengas el documento a guardar, guardar el documento en formato PDF en el archivo seleccionado. Ubicar la barra de búsqueda y realizar las consultas. Los resultados deben aparecer similar a la página de búsqueda, organizados por relevancia. Como se puede ver gracias a la tecnología los archivos digitales cumplen y satisfacen las mismas necesidades que los archivos verticales tradicionales, permitiéndole a la institución el ahorrar especio, pero ofreciendo servicios más rápidos y efectivos con un costo que es casi ninguno.
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¿Cómo crear un archivo desde un programa?
Descargar el PDF Descargar el PDF Este wikiHow te enseñará cómo crear un archivo nuevo, como un documento, en tu computadora. Los usuarios de Windows pueden crear archivos básicos desde el Explorador de archivos, pero todos los usuarios de computadora pueden crear un archivo nuevo desde el menú “Archivo” o “Nuevo” del programa en el que quieras crear el archivo.
- 1 Abre el Explorador de archivos, Haz clic en el icono de la aplicación Explorador de archivos, el cual se parece a una carpeta amarilla y azul, que está en la barra de tareas de la parte inferior de la pantalla.
- También puedes presionar las teclas ⊞ Win + E para abrir el Explorador de archivos.
- 2 Ve a la carpeta en la que quieras crear el archivo. En el lado izquierdo de la ventana del Explorador de archivos, haz clic en la carpeta en la que quieras crear tu archivo de computadora.
- 3 Haz clic en la pestaña Inicio, Está en la parte superior izquierda de la ventana del Explorador de archivos. Una barra de herramientas se desplegará de la parte superior de la ventana del Explorador de archivos.
- También puedes hacer clic derecho simplemente en un espacio en blanco de la ventana para abrir un menú desplegable.
- 4 Haz clic en Nuevo elemento, Está en la sección “Nuevo” de la barra de herramientas. Aparecerá un menú desplegable.
- Si usas el menú de clic derecho, selecciona Nuevo en el menú desplegable para abrir un menú emergente.
- 5 Selecciona un tipo de archivo. En el menú desplegable, haz clic en el tipo de archivo que quieras crear. Al hacerlo, el archivo aparecerá en la carpeta seleccionada con el nombre resaltado.
- Si el tipo de archivo que quieres crear no está listado en el menú, mira el último método para encontrar detalles sobre cómo crear un archivo desde un programa.
- 6 Ingresa un nombre para el archivo. Mientras el nombre del archivo está resaltado, escribe el nombre que quieras para el archivo.
- 7 Presiona la tecla ↵ Enter, Al hacerlo, se guardará el nombre del archivo y se creará el archivo en la ubicación seleccionada.
- Puedes hacer doble clic en el archivo para abrirlo.
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- 1 Entiende los tipos de archivo que puedes crear. A diferencia de las computadoras con Windows, las Mac no te permiten crear archivos nuevos sin abrir el programa con el que quieras crear un archivo (esto significa que, si quieres crear un documento de Microsoft Word, por ejemplo, debes abrir Microsoft Word). Sin embargo, puedes crear carpetas.
- Si quieres crear un archivo o documento, mira el último método,
- 2 Abre el Finder. Haz clic en el icono de la aplicación Finder, el cual se parece a una cara azul, que está en el Dock.
- 3 Ve a la carpeta en la que quieras crear la carpeta. En la ventana del Finder, ve a la carpeta donde quieras crear una nueva carpeta.
- Por ejemplo, para crear una nueva carpeta en la carpeta “Descargas”, harías clic en Descargas en el lado izquierdo de la ventana del Finder.
- 4 Haz clic en Archivo, Está en el lado izquierdo de la barra de menú que está en la parte superior de la pantalla de tu Mac. Aparecerá un menú desplegable.
- 5 Haz clic en Nueva carpeta, Esta opción está en el menú desplegable. Al hacerlo, se añadirá una nueva carpeta en la ubicación actual.
- 6 Ingresa un nombre. Mientras el nombre de la carpeta está resaltado (como lo estará inmediatamente después de que la crees), escribe el nombre que quieras usar para la carpeta.
- 7 Presiona la tecla Retorno, Al hacerlo, se guardará el nombre de la carpeta y se creará la carpeta en la ubicación de la carpeta actual. Anuncio
- 1 Abre el programa que quieras usar. Haz clic o doble clic en el icono de la aplicación del programa que quieras usar para crear un archivo, o haz una de las siguientes cosas para buscar el programa:
- 2 Haz clic en Archivo, Normalmente está en la parte superior izquierda de la ventana del programa (Windows) o de la pantalla (Mac). Aparecerá un menú desplegable.
- Algunos programas, como Paint 3D en computadoras con Windows, tendrán una opción Nuevo o Nuevo proyecto en la página de apertura del programa. Si es así, omite este paso.
- 3 Haz clic en la opción Nuevo, Esta opción generalmente se encuentra en el menú desplegable Archivo, pero quizás también lo encuentres en la página inicial del programa.
- Algunos programas, como Adobe CC, pueden requerir que ingreses los detalles sobre el proyecto o que selecciones una plantilla antes de continuar.
- 4 Crea el archivo según sea necesario. Si quieres hacer algo con el archivo (por ejemplo, añadir texto) antes de guardarlo, hazlo antes de continuar.
- 5 Abre el menú “Guardar como”. La forma más fácil de hacerlo en cualquier computadora es presionando las teclas Ctrl + S (Windows) o Comando + S (Mac).
- También puedes hacer clic en Archivo y luego en Guardar como,
- Si al presionar las teclas Ctrl + S o Comando + S no sucede nada, probablemente se deba a que ya creaste el archivo durante el proceso de Nuevo, Esto es común para los programas de Adobe CC.
- 6 Ingresa un nombre para el archivo. En el cuadro de texto “Nombre de archivo” (Windows) o “Nombre” (Mac) que está en la ventana “Guardar como”, escribe el nombre que quieras usar para identificar el archivo.
- 7 Selecciona una ubicación para guardar. Haz clic en una de las carpetas en el lado izquierdo de la ventana para seleccionarla como la ubicación en la que guardarás el archivo.
- Por ejemplo, para guardar un archivo en el escritorio, harías clic en la carpeta Escritorio,
- En una Mac, quizás tengas que hacer clic en el cuadro desplegable “Dónde” y luego en la carpeta en la que quieras guardar el archivo en el menú desplegable resultante.
- 8 Haz clic en Guardar, Está en la esquina inferior derecha de la ventana. Al hacerlo, se creará y se guardará el archivo en la ubicación seleccionada con el nombre que especificaste. Anuncio
